Приёмку товара принято делить на два этапа: по количеству и по качеству. Их часто смешивают, но у них разные задачи, разная глубина проверки и иногда разные сроки. Разберёмся, как проверять товар на каждом этапе.
Приёмка по количеству
Задача — убедиться, что поставлено ровно то, что указано в сопроводительных документах. Проверяют:
- количество мест (коробок, паллет) и целостность упаковки;
- количество единиц товара по каждой позиции накладной;
- соответствие наименований и артикулов — чтобы выявить пересорт;
- вес или объём для весовых и наливных товаров.
Приёмка по количеству проводится сразу при получении товара, по возможности при водителе-экспедиторе.
Приёмка по качеству
Задача — убедиться, что товар соответствует требованиям договора, стандартов и сопроводительных документов. Проверяют:
- сроки годности и условия хранения при транспортировке;
- внешний вид, отсутствие повреждений, вскрытия и деформации;
- маркировку и наличие сопроводительных документов о качестве;
- скрытые недостатки — те, что можно обнаружить только при распаковке.
Сроки и договор
Порядок, сроки приёмки и предъявления претензий лучше прописать в договоре поставки. Стороны также могут договориться применять советские инструкции о приёмке по количеству (П-6) и по качеству (П-7) — тогда они обязательны, только если это прямо указано в договоре. Если ничего не прописано, действуют общие нормы Гражданского кодекса, и спорные ситуации разрешать сложнее.
Как фиксировать результаты
Результаты обоих этапов фиксируются по каждой позиции: заявленное и фактическое количество, характер недостатка, фото. Подробнее о документах — в статье «Расхождения при приёмке товара».
Как упростить проверку
Когда накладная есть на смартфоне сотрудника, приёмка по количеству сводится к сверке позиций и вводу фактических значений, а недостатки качества фиксируются фото прямо в позиции накладной. Так работает электронная приёмка в Кибет.
