Приёмка товара — момент, когда ответственность за поставку переходит от поставщика к магазину. Всё, что не зафиксировано при приёмке, потом почти невозможно доказать: недостача превращается в убыток магазина, а пересорт — в путаницу в учёте. Разберём, как выстроить приёмку так, чтобы она была быстрой и без потерь.
Кто отвечает за приёмку
Назначьте ответственных за приёмку в каждой смене и закрепите это в должностных инструкциях. Принимающий сотрудник должен понимать, что именно он проверяет, и иметь право отказаться подписывать документы, если поставка не совпадает с накладной.
Подготовка к приёмке
- Заранее знать, какие поставки ожидаются и от каких поставщиков.
- Иметь под рукой накладную — бумажную или электронную — до того, как товар начнут выгружать.
- Освободить место в зоне приёмки, чтобы товар не смешивался с остатками.
Приёмка по количеству
Сверяйте каждую позицию накладной с фактически поступившим товаром: наименование, количество, единицу измерения. Проверка «на глаз» по числу коробок — главный источник недостач: в коробке может оказаться меньше единиц или другой артикул.
Приёмка по качеству
Проверьте целостность упаковки, сроки годности, внешний вид товара. Повреждённые и просроченные позиции фиксируются так же, как недостача: с указанием количества и причины.
Фиксация расхождений
Любое расхождение нужно зафиксировать в момент приёмки и при водителе: что не так, сколько единиц, фото. Подробно о том, как оформлять расхождения, — в статье «Расхождения при приёмке товара».
Типичные ошибки
- Подписывать накладную до окончания проверки.
- Фиксировать расхождения «на словах» или в личном мессенджере.
- Не сохранять фото повреждений.
- Принимать несколько поставок одновременно в одной зоне.
Как ускорить приёмку
Электронная приёмка убирает бумагу из процесса: накладная приходит на смартфон сотрудника заранее, он вводит фактическое количество по каждой позиции и прикрепляет фото, а поставщик сразу видит результат. В Кибет так работает мобильная приёмка товара — для торговых сетей она бесплатна.
